Планирование дня: метод помидора в тайм-менеджменте. И как его использовать в личном планировании и планировании для команды

Управление временем. Метод помидора

Люди и целые организации пришли к тому, что надо работать не 8 часов, а эффективно. Работникам часто мешает неорганизованность, прокрастинация и плохая мотивация и плохое планирование структуры дня. Тренд эффективности подогревали блогеры и технологические лидеры, к примеру, Илон Маск, Тим Кук, Марк Цукерберг, Билл Гейтс, Павел Дуров и др. И грамотный тайм-менеджмент может помочь преодолеть проблемы, которые встречаются у работников организаций. И в личных делах.

Вы можете управлять временем и с лёгкостью справляться с запланированными делами используя метод помидора — метод управления временем, в котором используют 25-минутные интервалы для работы и 5-ти и 30-ти минутные перерывы. Вы с самого начала разбивая работу на части, с которыми легко справиться, вознаграждаете себе за сделанную работу небольшим отдыхом.

Вы не можете отвлекаться ни на что в течении 25 минут. Но перерывы происходят довольно часто. Цель этой стратегии управления временем — повышение продуктивности и снижение умственной утомляемости. Это метод тайм-менеджмента помогает помогает понемногу двигаться вперёд, не испытывая при этом сильного переутомления. И это один из самых эффективных методов планирования дня.

Здесь можно скачать PDF план “5 шагов к увеличению энергии и счастья с помощью ресурсов организма», который поможет быстрее добиваться цели, меньше есть сладкого и стать более мотивированным.

Что такое планирование дня по методу помидора

Что такое метод помидора

Метод помидора — это популярная методика управления временем, согласно которой необходимо разбивать работу на 25-минутные интервалы с короткими перерывами между ними. Этот метод был создан Франческо Чирилло в конце восьмидесятых годов прошлого века, когда он учился в университете. Чирилло, который с трудом контролировал своё время и не мог продуктивно заниматься, решил полностью сосредоточиться на учёбе в течение 10 минут. Для этого он использовал кухонный таймер в виде помидора. Методом проб и ошибок он, в конце концов, пришёл к тому, что теперь известно нам как метод помидора.

Подход заключается в том, чтобы чередовать время на работу и перерывы. Один помидор — это 25 минут работы, за которыми следует пятиминутный перерыв. После четырёх помидоров нужно сделать длинный перерыв. Разбивая работу на короткие сфокусированные интервалы, проще сохранять мотивацию и продуктивность.

Для того чтобы сохранять концентрацию во время интервалов, посвящённых работе, важно не на что не отвлекаться. Можно перевести телефон в режим «в самолёте» и отключить уведомления о новых письмах и сообщениях в чатах. Конечно, невозможно контролировать все отвлекающие моменты, например, если коллега просит вас помочь со срочной задачей. Но Вы запланировали- и Вы делаете то, что запланировали.

Чирилло учёл и это, разработав четыре шага, которые помогут бороться с помехами:

  • Сообщите другому человеку, что Вы сейчас заняты
  • Договоритесь о времени, чтобы обсудить поднятый вопрос
  • Сразу же запланируйте встречу
  • Вернитесь к вопросу, как только помидорный интервал будет завершён

Чирилло настаивал на том, что любой отвлекающий фактор можно отложить на 20-25 минут и не рекомендовал ставить таймер на паузу. Если Вы не можете ждать, нужно отключить таймер, сделать то, что вам нужно и снова вернуться к работе, запустив таймер сначала. Этот уважительный способ общения с коллегами позволяет вам войти — и оставаться — в потоке во время работы. Этот метод также можно применять к работе всей команды.

Для того чтобы примять этот метод на уровне всей команды, с утра можно назначать каждому сотруднику задачи, которые они будут выполнять, используя метод помидора. В конце дня команда встречается и обсуждает текущий статус задач, а также подсчитывает, сколько помидорных интервалов было выполнено.

Освоившись с этим методом управления временем Вы сможете заранее определять, сколько помидоров потребуется для выполнения тех или иных задач. Это поможет планировать рабочие процессы и хронологии проектов.

Как использовать метод помидора для управления временем

Метод помидора для управления временем

Начиная применять метод помидора в планировании времени, прежде всего выберите средство для измерения, например:

  • Таймеры. Для отслеживания времени работы можно использовать физическое устройство или компьютерную программу.
  • Таймеры по методу помидора. Существуют таймеры, специально созданные для работы по этой методике. После запуска такой таймер будет уведомлять вас об окончании рабочих интервалов и перерывов.
  • Приложения для работы по методу помидора. И для iOS, и для Android есть много специальных приложений для отслеживания рабочих интервалов по этой методике.

Выбрав подходящий инструмент, выполните описанные далее шаги, чтобы начать:

  • Составьте список задач на сегодня и разместите их в порядке приоритетности.
  • Выберите задачу, над которой будете работать, и запустите 25-минутный интервал.
  • По его завершении запишите, что вы успели, и поставьте галочку в списке.
  • Сделайте пятиминутный перерыв.
  • Выполните ещё три помидора, повторяя шаги 2–4.
  • После четырёх помидоров сделайте перерыв на 15–30 минут.
  • Повторяйте цикл, отслеживая, сколько помидоров понадобилось на каждую задачу.
  • Если Вы все выполнили до окончания 25 минут, начинайте следующую задачу или планируйте дальнейшую работу

Как правило, в один рабочий день умещается 16 помидоров, если работать весь день, но это не строгое требование. Используйте столько помидоров, сколько нужно, чтобы справиться с вашим списком дел.

Учёт количества пройденных помидоров поможет вам планировать свой график в будущем. В следующий раз, когда у вас будут похожие задачи, создайте расписание и обратитесь к своим записям, чтобы понять, сколько помидоров понадобится на их выполнение. Вы сможете примерно понимать, что сможете сделать. И планирование дня будет происходить еще проще.

Подготовка к планированию дня по методу помидора

Команда. Управление временем.
  • Разбивайте сложные задачи на этапы. Если для работы над проектом или задачей требуется несколько шагов, выполнение которых явно займёт больше пяти помидоров, разбейте этот объём работы на более мелкие и простые задачи. Например, если вам нужно написать отчёт, можно создать задачу для каждого этапа этого процесса: сбор данных, создание плана, написание черновика и редактирование.
  • Группируйте мелкие задачи. Объединяйте мелкие задачи, которые занимают меньше одного помидора. Например, вы можете включить в один отрезок времени такие задачи, как «назначить встречу» и «ответить на письма». Это называется блокированием времени.
  • Планируйте дополнительные интервалы. Если для выполнения той или иной задачи требуется больше времени, чем ожидалось, запланируйте несколько дополнительных помидоров. Это поможет справиться со стрессом по поводу соблюдения сроков в случае возникновения проблем. Если же эти дополнительные интервалы не будут использованы, их можно будет потратить на обучение или необязательные задачи.

Что делать во время перерывов

Перерывы после интервалов сфокусированной работы предназначены для вашего мозга. Постарайтесь не делать ничего несущего интеллектуальную нагрузку, чтобы дать ему отдохнуть и обработать информацию.

Также неплохо было бы отойти от экрана и подвигаться.

Вот несколько вариантов того, чем можно заняться во время перерывов:

  • Сделайте несколько упражнений, например, на растяжку
  • Прогуляйтесь
  • Наведите порядок на столе
  • Перекусите 
  • Сделайте чай или кофе
  • Послушайте музыку

Частые перерывы позволяют быстро восстановить физические и умственные силы, чтобы их хватило на все запланированные на день задачи.

Преимущества метода

Метод помидора — популярная техника управления временем, помогающая повысить продуктивность благодаря периодам сосредоточенной работы.

Преимущества для личности:

Вы знаете цену своего времени

Управляете ожиданиями и временем

Повышаете продуктивность и мотивацию

Тренируете силу воли

Вы больше успеваете

Снижаете когнитивную нагрузку

Преимущества для команды

Преимущества метода помидора
  1. Повышение концентрации
    Этот метод позволяет избавиться от привычки работать над несколькими задачами одновременно, что, как правило, плохо даётся людям. Он учит вас концентрироваться на одной задаче в течение разумных интервалов времени.
  2. Повышение качества планирования проектов
    Освоившись с работой по методу помидора, вы сможете точнее планировать задачи и проекты. Например, вы легко сможете определить, сколько помидоров нужно, чтобы написать отчёт, и установить разумный срок выполнения этой работы.
  3. Ограничение отвлекающих моментов
    Следуя методике Чирилло и предпринимая меры для устранения отвлекающих моментов в течение дня, вы сможете оптимизировать среду, в которой работаете, чтобы можно было концентрироваться на текущей задаче.
  4. Снижение умственной утомляемости
    В исследовании журнала Cognition было обнаружено, что выполнение работы в течение длительного времени ведёт к снижению производительности, в то время как короткие перерывы между задачами помогают поддерживать концентрацию.
  5. Упрощение коммуникации в команде
    Если метод помидора использует вся команда, все понимают круг своих личных обязанностей и с уважением относятся к тому, что другие сконцентрированы на возложенной на них работе. Кроме того, благодаря этому методу можно сократить количество и длительность совещаний.
  6. Поддержание мотивации
    Разделяя задачи на составляющие и справляясь с ними за короткие периоды работы, вы будете получать удовлетворение от осознания того, как много можно успеть за 25 минут. Это поможет сохранять продуктивность и бороться с прокрастинацией.

Прочитайте про осознанное планирование жизни.

Записаться на вебинар: «Как стать продуктивнее, увереннее в себе, изменить мышление, меньше есть сладкого, меньше лениться и быстрее достигать целей».

This post has already been read 100 times!

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован.